Hur du löser problemet med slapphet på andra avdelningar

Du vet hur det är. Du gör jobbet klart i tid varenda gång men måste alltid vänta på slappa Robert på avdelningen bredvid. Jobbigt.

Haha, där fick jag dig i fällan. För det är ju faktiskt en fråga om att förstå vad andra måste göra med det du levererar till dem. Vet du att du alltid levererar till dem på rätt sätt och med respekt för deras tid? Är det så, ja då får jag ju be om ursäkt, men om du inte verkligen vet hur deras värld ser ut så måste du ju ta reda på det först. Varför inte kila över och fråga vad du kan göra för att det ska bli lättare för dem att göra sitt jobb. Det är på det här området riktigt smarta chefer inför job rotation mellan avdelningar som har mycket med varandra att göra – allt för att man ska förstå varandras processer.

Men ok, du visste allt det där redan. Du har en slappa Robert som aldrig gör saker färdigt. Vad ska du göra åt det? Och framför allt hur ska du göra för att inte venen i din panna ska spricka varenda gång du blir besviken över att de aldrig blir klara. Här är dina tips:

Utgå från att de gör sitt bästa. Det är lättare att få saker gjort om man frågar med ett leende än om de ser tuggmusklerna mala på dig när du gör det.


Hantera varje ärende till andra avdelningar som du skulle hantera något du delegerar:

1. Var tydlig med vad som ska göras och vilket resultat du vill ha
2. Sätt en tid för när det ska vara klart
3. Fråga om det är något mer personen behöver ha för att utföra uppgiften
4. Bekräfta det de lovar med dina egna ord.

Men hur gör du när de ändå inte gör jobbet i tid eller fel? Var försiktig med två känslor här:
Aggressivitet – Att skrika, gapa och kalla folk för saker, hota eller säga att du ska gå högre upp med det här, bli otålig ingår i aggressivitetsbemötandet
Passivitet – Att ge upp, ignorera, skjuta upp, be om ursäkt eller gå därifrån.



Inget av det här löser ju problemet (även om det är skönt för stunden) Var bestämd istället. Använd gärna Roberts namn när du pratar med honom. Här är det viktigt att du är rak hela vägen,
”Min avdelning behöver leverera det här imorgon”. Fråga sedan (igen) om det är något Robert behöver för att få det gjort nu.

Om Robert invänder, repetera din önskan på lite olika sätt varje gång: ”Robert, jag behöver en kopia på avtalet till imorgon”. Han svarar kanske att han har för mycket att göra för att hinna med det. Då svarar du med ” Jag förstår att du har mycket att göra. jag behöver verkligen avtalet till imorgon. Hur ska vi tillsammans se till att det blir av?” Sedan kan du lägga till något mer som ” Skulle det hjälpa till om…?”

Det här är ett toppenbra sätt att ta hand om problemet för Robert börjar bli obekväm och som de svenskar vi är så tar vi alltid tag i obehagliga saker först om de representeras av en person som vi kan bli av med lätt. Det gör dig till en prioriterad uppgift . Du ska vara en prioriterad uppgift!

Glöm inte:

Om du beställer något: Säg exakt vad du vill ha (storlek, form, namn, format, version). Säg när du vill ha det (datum, tid) och hur du vill ha det (omedelbart, senare, per post, paket eller e-post) och fråga alltid vad som kan hända som gör att du inte får det som avtalat.

Om du instruerar någon i text att göra något: Förutsätt att personen du ska instruera är en idiot och kommer att missförstå allt och att du måste förklara det steg för steg.

Om du frågar efter en förändring: Ge sammanhanget till förändringen, varför du vill ha förändringen, vad du vill att personen ska göra istället och erbjud din hjälp att vara med och skapa förändringen.




(annonsen kan ej hittas)

Vill du ha fler liknande tips en gång i månaden?[/F]
Prenumerera gratis på månadsbrevet Chefstipset här:

Vill du bli en ännu bättre chef?
Här får du tips som gör din vardag som chef lättare. Allt ifrån hur du motiverar till kritiserar på rätt sätt - och självklart hur du leder personalen direkt mot målen.

Chefstipset har 24 000 prenumeranter och har funnits i tio år i år.

Det är helt gratis att prenumerera och du kan avsluta prenumerationen när som helst

EXTRA BONUS - som prenumerant är du med i månadsutlottningen av bokpaket från Bokförlaget Redaktionen med böcker för chefer.

Läs vad du får för tips...

Fyll i din e-postadress i rutan