Hur du delegerar

Hur du får andra att göra saker åt dig – och blir bekväm med det

Hur ofta har du struntat i att låta någon annan göra en sak av de här skälen:

• Att det är lättare om jag gör det själv
• Jag gör det bäst själv
• Jag vet inte om jag kan lita på att han/hon gör det
• Jag har inte tid att visa någon hur de ska göra det
• Det finns ingen att delegera till
• Jag vill göra det själv
• Jag är den enda som vet hur det ska göras
• Jag är en kontrollfreak och jag erkänner det (välkommen i klubben)

Om du har mycket att göra och säger så här ofta, är det stor risk att det står en vägg därute som bara väntar på att du ska dundra in i den.

Det är viktigt för dig att lära dig att släppa ansvar ifrån dig eftersom du blir mycket effektivare om du inte gör allt själv hela tiden. Jag hör undanflykter som handlar om att det inte finns någon som är lika bra som du, lika engagerad som du och som inte har samma mål som du har. Nehej, och vem beror det på?

Att delegera saker betyder också att du låter andra vara med. Det låter andra känna att de är delaktiga i dina mål eftersom de blir deras också. Är inte det rätt smart egentligen. Folk jobbar inte bara för pengar. De jobbar för att känna sig viktiga, tillfredsställda, för att få utvecklas och bli utmanande (inte alla, det vet jag, men det finns guldklimpar som verkligen kan hjälpa dig om du bara låter dem göra det).

Men hur gör du det här då? Här kommer dina tips om att delegera

1. Gör en lista över allt du skulle kunna delegera i ditt jobb. Bredvid varje uppgift skriver du ett namn på den bästa kandidaten att göra jobbet. Jobbar du ensam kan det vara en samarbetspartner eller en annan leverantör. Du letar efter inte bara efter personer som har kunskapen nu – det är kanske ännu viktigare att hitta dem som är motiverade och pålitliga. Som vill saker. Jag älskar folk som vill saker och om jag bara kunde skulle jag starta ett nytt samhälle bara med sådana. Vilket underbart liv vi skulle få ihop.

2. Matcha person med uppgift
Du vet väl att du smickrar en person när du ber dem göra en sak som matchar eller förhöjer deras kunskapsfält? Folk som du och jag älskar att visa vad vi kan. En del jobbar bäst om du bara släpper dem lösa och andra behöver en klapp på axeln under resan men levererar fantastiska resultat om du bara låter dem växa med uppgiften de får av dig. Du får inte bara ett jobb mindre, du får andra att bli tacksamma för att du låter dem göra den också.

3. Ok, du är en kontrollfreak, jag vet (jag är också det). Det är därför du börjar med en mindre uppgift första gången. När den är klar ger du personen som gjort jobbet feedback och dig själv en klapp på axeln. Innan du delegerar jobbet, så ska du vara tydlig med vad du förväntar dig och du ska berätta det för den du delegerar till så att han/hon förstår det. Berätta så den du delegerar till förstår:
• Vad du förväntar dig för resultat
• Vad du vill att de ska göra
• Hur du vill att de ska göra det (om det är nödvändigt att göra det på ett visst sätt)
• Vad de behöver för att kunna göra det
• När jobbet måste vara klart och deadlines för projektet under vägen så att du kan ha koll på hur allt går
• Att den du delegerar till är ansvarig för att det blir klart i tid



4. Släpp taget och ge den du delegerar till alla verktyg han/hon behöver för att göra jobbet hela vägen. Samma befogenheter som du själv har i samma jobb, helt enkelt. Om du ska informera någon om något: Svara på frågorna: Vem? Varför? Hur? När? Vad? i din information. Fråga dig själv hur det du säger kan missuppfattas eller skapa oro hos den du informerar. Fråga dig själv vilka frågor en smart person skulle fråga sig själv när de får din information och väv in svaren i kommunikationen.

5. Höka inte! Låt den du delegerar till vara ansvarig och göra det här på egen hand, men se till att vara tillgänglig som stöd om det behövs. Nyckeln här är att inte delegera en uppgift utan ett önskat resultat. Hur de gör det är deras sak. Att vara en bra coach innebär att du flyttar andras tillit till dig, till att de börjar lita på och räkna med sig själva. Det är därför du ska instruera och uppmuntra alla människor att bli sina egna chefer. Om du kan få folk runt omkring dig att bli det kommer de att använda mindre av din tid. Tiden du investerar för att få dem på banan kommer att komma tillbaka till dig flerfaldigt

6. Kom överens om hållplatser där ni träffas och kollar av hur det går. Håller de schemat? Har de resurserna som de behöver? Förstår de fortfarande vilket resultat du vill ha? Ge stöd men undvik att göra jobbet. För att inte bli en jobbig typ kan du ställa öppna frågor som:
• Hur går det med broschyrerna?
• Vad gör du just nu och vad har hänt sedan sist?
Om jobbet släpar efter, fråga vad de behöver för att komma ikapp.

7. När jobbet är slutfört, utvärdera resultatet. Förvänta dig ett bra resultat men inte perfektion. Det finns många sätt att nå samma resultat och det är inte säkert att bara ditt sätt är det bästa. Du kanske till och med upptäcker att nya ögon på uppgiften kanske gör underverk.

8. Ge den som gjort jobbet massor av uppskattning. Om du har gett tillräcklig bra instruktioner från början så kommer det att gå bra, kanske bättre än om du gjort det själv. För att få andra att vilja göra jobb åt dig måste du visa att du uppskattar och belönar det. Det kan handla om allt från ett uppriktigt tack till högre lön, bonusar eller ett nytt jobb. Eller varför inte ge dem ledigt eller se till att alla andra får veta vad den här personen åstadkommit i ett nyhetsbrev eller på ett möte.

9. Se till så att dina medarbetare jobbar med det de verkligen är bra på. Om det finns uppgifter som dina talanger hatar så kommer det dra ner lusten för dem. Kan någon annan göra det istället?

Är du övertygad nu? Jag hoppas det för här kan du skapa tid att gå hem från jobbet klockan fem istället för halv åtta varje kväll. Det finns annat i livet än jobb (har jag hört)